Chuẩn bị hồ sơ xin việc là điều bắt buộc mọi ứng viên phải làm khi đi xin việc. Đây chính là phương tiện truyền đạt những thông tin quan trọng về ứng viên đến với nhà tuyển dụng. Từ đó giúp nhà tuyển dụng dễ dàng và thuận tiện hơn trong quá trình sàng lọc hồ sơ của các ứng viên.
I. Hồ sơ xin việc gồm những gì?
Hiện nay các công ty đã áp dụng nhiều hình thức ứng tuyển khác nhau thông qua trang web, gmail, ứng dụng xin việc,… Tuy nhiên việc chuẩn bị bộ hồ sơ giấy vẫn cần thiết khi các ứng viên đi phỏng vấn.
1. Sơ yếu lý lịch của bản thân
Sơ yếu lý lịch là bản tóm tắt những thông tin liên quan đến ứng viên như: tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, thông tin gia đình, bằng cấp,… nhằm giúp nhà tuyển dụng có thể nắm bắt những thông tin cơ bản về ứng viên.
Việc chuẩn bị sơ yếu lý lịch khá đơn giản, ứng viên chỉ cần điền thông tin theo mẫu có sẵn được bán kèm theo bộ hồ sơ xin việc. Sau đó mang đến uỷ ban nhân dân xã, phường nơi mình cư trú để xin xác nhận. Lưu ý mang theo sổ hộ khẩu và điền đủ 2 tờ sơ yếu lý lịch vì ủy ban nhân dân sẽ giữ lại 1 bản.
2. Đơn xin việc
Đơn xin việc là một phần không thể thiếu khi chuẩn bị hồ sơ xin việc. Bạn có thể sử dụng đơn xin việc được bán kèm trong bộ hồ sơ. Tuy nhiên bạn nên viết tay hoặc tự đánh máy diễn đạt theo ý của mình, điều này thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn là một ứng viên tiềm năng đối với vị trí tuyển dụng.
3. CV xin việc
Khác với đơn xin việc, CV là hồ sơ thể hiện trình độ, kinh nghiệm, năng lực của từng ứng viên. Vì thế CV xin việc khá quan trọng đối với ứng viên khi đi phỏng vấn, CV đẹp sẽ giúp ứng viên để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
Bạn có thể tạo CV trên các trang web làm CV trực tuyến, tự thiết kế bằng word, powerpoint hoặc bằng các phần mềm chuyên viết CV. Tuy nhiên bạn nên tự làm CV vì sẽ gây ấn tượng tốt hơn một CV được tạo trên website.
4. Giấy khám sức khỏe
Tùy vào từng vị trí và lĩnh vực làm việc mà công ty sẽ có những yêu cầu khác nhau về giấy khám sức khỏe. Bên cạnh đó, hình thức và giấy khám sức khỏe ở mỗi cơ sở y tế cũng sẽ khác nhau. Vì thế ứng viên cần hỏi kỹ yêu cầu của nhà tuyển dụng về việc khám sức khỏe, để tránh mất tiền, mất thời gian.
5. Bằng cấp, chứng chỉ liên quan
Các bằng cấp, chứng chỉ liên quan là bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ hành nghề, tiếng anh, tin học,… cần được photo và công chứng.
Đây là điều kiện bắt buộc trong một số vị trí ứng tuyển được đưa ra bởi nhà tuyển dụng. Ngoài ra đây còn là bằng chứng để chứng minh các thông tin ứng viên đã khai trong sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, CV xin việc.
6. Ảnh chân dung
Ứng viên có thể dán ảnh chân dung bên ngoài bìa hồ sơ xin việc và sơ yếu lý lịch. Thông qua ảnh chân dung nhà tuyển dụng sẽ có ấn tượng hơn về ứng viên.
Nên chuẩn bị khoảng 2 đến 3 tấm ảnh 3×4 hoặc 4×6, vì nếu trúng tuyển có thể nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên nộp để lưu hồ sơ, làm thẻ nhân viên, làm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…
7. CMND/CCCD, sổ hộ khẩu
Nếu nhà tuyển dụng có yêu cầu chuẩn bị các giấy tờ tùy thân như CMND/CCCD, sổ hộ khẩu thì ứng viên nên photo và công chứng, điều này sẽ chứng minh rõ ràng hơn về lý lịch của ứng viên.
II. Mua hồ sơ xin việc ở đâu?
Để tìm mua bộ hồ sơ xin việc được in sẵn không khó, bạn có thể mua tại nhà sách, văn phòng phẩm, tiệm photocopy. Giá của bộ hồ sơ dao động từ 4000 – 10.000 đồng tùy loại. Ngoài ra bạn có thể tìm các mẫu hồ sơ xin việc trên mạng, sau đó tự thiết kế và chỉnh sửa theo nhu cầu của mình.
III. Hồ sơ xin việc cần công chứng những giấy tờ nào?
Việc có cần công chứng hồ sơ xin việc còn tùy vào yêu cầu của công ty, nhưng thường thì các công ty đều yêu cầu ứng viên chứng thực đầy đủ các giấy tờ cần thiết. Vì hồ sơ được chứng thực bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sẽ giúp nhà tuyển dụng xác minh được những thông tin mà ứng viên cung cấp là đúng sự thật.
Những loại giấy tờ cần công chứng là:
- Sơ yếu lý lịch
- Bản photo CMND/CCCD
- Bản photo sổ hộ khẩu
- Bản photo bằng tốt nghiệp, các chứng chỉ liên quan
Các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực:
- Uỷ ban nhân dân cấp xã
- Văn phòng công chứng
- Phòng tư pháp cấp huyện
IV. Nên chuẩn bị bao nhiêu bộ hồ sơ khi xin việc?
Không có số lượng chính xác cho số bộ hồ sơ mà ứng viên cần chuẩn bị khi xin việc. Số bộ hồ sơ cần chuẩn bị sẽ phụ thuộc vào số lượng công ty mà ứng viên dự định ứng tuyển.
Hiện nay đa số các công ty đều áp dụng hình thức ứng tuyển online, nên hồ sơ giấy đã công chứng sẽ được công ty yêu cầu nộp khi phỏng vấn trực tiếp hoặc khi nhận việc. Công ty sẽ yêu cầu ứng viên nộp ít nhất 1 bộ hồ sơ có đầy đủ giấy tờ.
V. Cách sắp xếp hồ sơ để thu hút nhà tuyển dụng
Nhà tuyển dụng thường không dành nhiều thời gian để xem toàn bộ giấy tờ trong hồ sơ xin việc của ứng viên. Vì thế ứng viên nên đưa những thông tin nổi bật lên trước, đầu tiên là CV và đơn xin việc, tiếp theo là bằng cấp, chứng chỉ, các thành tích đạt được của ứng viên, cuối cùng là các giấy tờ khác.
Để CV đầu tiên giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt thông tin nổi bật của ứng viên như kinh nghiệm làm việc, học vấn, kỹ năng… Còn bằng cấp, chứng chỉ, các thành tích sẽ là minh chứng cho những thông tin trong CV của ứng viên, điều này giúp ứng viên có được đánh giá cao của nhà tuyển dụng.
VI. Các lưu ý cần biết khi chuẩn bị hồ sơ xin việc
- Thông tin ghi trong hồ sơ đặc biệt là CV phải chính xác, đầy đủ, trung thực, nói đúng về bản thân
- Nội dung rõ ràng, câu văn ngắn gọn, mạch lạc truyền đạt được mong muốn của bản thân
- Tránh các lỗi không nên có như chính tả, sử dụng nhiều màu mực để viết hồ sơ…
- Nên chuẩn bị tối thiểu 2 bộ hồ sơ tránh trường hợp bị mất, bị ướt hoặc nhà tuyển dụng không trả sau khi phỏng vấn
- Nên công chứng các loại giấy tờ trước khi được yêu cầu để tránh làm mất thời gian của bạn và nhà tuyển dụng
- Tham khảo cách thiết kế, trình bày nội dung CV trên các trang web để có thể gây ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng
VII. Một số câu hỏi thường gặp về hồ sơ xin việc
1. Viết CV như thế nào là chuyển nghiệp?
- Ảnh đại diện: Bạn hãy chọn tấm ảnh nhìn rõ mặt mà bạn cảm thấy đẹp và tự tin nhất, không nên chọn ảnh thẻ
- Thông tin cá nhân: Bao gồm họ tên, gmail, số điện thoại, địa chỉ, ngày sinh của ứng viên
- Mục tiêu nghề nghiệp: Nội dung ngắn gọn thể hiện mong muốn của bản thân đối với vị trí ứng tuyển và mục tiêu trong tương lai
- Trình độ học vấn: Bao gồm trường đại học/cao đẳng nơi bạn đã học, chuyên ngành, thời gian học, điểm số và loại bằng nhận được. Bạn có thể thêm các thành tích đạt được khi tham gia các khóa học chuyên môn, các cuộc thi…
- Kinh nghiệm làm việc: Bạn có thể ghi những công việc đã làm từ đại học đến hiện tại, tuy nhiên bạn chỉ nên ghi các công việc mà bạn đạt được thành tựu nhất định.
- Kỹ năng: Bao gồm kỹ năng mềm và kỹ năng cứng. Vì thế bạn hãy liệt kê những kỹ năng phù hợp với vị trí ứng tuyển.
- Hoạt động xã hội: Ghi rõ đã tham gia những hoạt động nào, thời gian, tên tổ chức,… và mô tả ngắn gọn công việc, những cống hiến mà bạn đã làm cho cộng đồng, tổ chức.
- Giấy chứng nhận, giải thưởng: Tên, thời gian bạn nhận giải thưởng, chứng nhận đó
- Tham khảo: Ở mục này bạn cần ghi những thông tin và cách thức liên lạc với công ty, tổ chức từng làm việc. Nếu không nắm rõ thông tin thì bạn có thể ghi đơn giản là sẵn sàng cung cấp khi được yêu cầu.
Một CV đúng chuẩn cần phải có những thông tin trên, bạn nên viết ngắn gọn và sắp xếp sao cho vừa đủ một mặt giấy. Điều này góp phần giúp nhà tuyển dụng dễ dàng đọc những thông tin cần thiết.
2. Nên mặc gì khi đi phỏng vấn?
Khi đi phỏng vấn bạn hãy chọn những bộ quần áo lịch sự, gọn gàng, dễ nhìn và được ủi phẳng.
Đối với các bạn nữ: Áo sơ mi trắng kết hợp với quần tây hoặc chân váy sẽ là lựa chọn thích hợp nhất. Các bạn nữ có thể trang điểm nhẹ để trông tươi tắn, tự tin hơn.
Đối với các bạn nam: Hãy chọn áo sơ mi màu trơn kết hợp với quần tây dài và đôi giày tây hoặc giày bata, điều này giúp bạn trông lịch sự, chín chắn hơn.
3. Chưa có bằng tốt nghiệp có đi xin việc được không?
Chưa có bằng tốt nghiệp bạn vẫn có thể đi xin việc, vì hiện nay đa số các công ty thường sẽ cho bạn một khoảng thời gian nhất định để nộp bằng tốt nghiệp. Ngoài ra bạn có thể xin trường cấp bằng tốt nghiệp tạm thời trong khi chờ bằng tốt nghiệp chính thức.
Để có thể chinh phục được nhà tuyển dụng, ngoài việc gây ấn tượng trong buổi phỏng vấn thì hồ sơ xin việc của ứng viên cũng là yếu tố quan trọng. Hinode mong rằng những thông tin trong bài viết có thể giúp bạn hoàn thiện bộ hồ sơ xin việc, sớm xin được công việc mà mình yêu thích.
>>>Xem thêm: Content là gì? Các bước xây dựng bài content chuyên nghiệp