Email là một phần không thể thiếu trong học tập cũng như công việc của con người ngày nay. Vậy bạn có biết email là gì, dùng trong trường hợp nào? Cách tạo email như thế nào, có mất tiền không? Hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.
I. Email là gì?
Email là từ viết tắt của Electronic Mail, có nghĩa là thư điện tử (hay còn được gọi là hộp thư điện tử).
Email là phương tiện trao đổi thông tin giữa các thiết bị điện tử như: laptop, điện thoại, máy tính bảng… thông qua mạng Internet. Ngày nay, người dùng có thể gửi và nhận email bất cứ lúc nào chỉ cần có kết nối Internet ổn định. Hệ thống thư điện tử sẽ được hỗ trợ chuyển tiếp và tự động lưu trữ.
II. Địa chỉ email là gì? Tại sao cần có địa chỉ email?
Giống như mỗi căn nhà đều có địa chỉ nhà thì địa chỉ email cũng chính là địa chỉ của thư điện tử. Chỉ khác là bạn có thể đặt tên email theo nhu cầu miễn là tên đó chưa có ai sử dụng, chưa tồn tại.
Địa chỉ email được dùng để mọi người gửi thư qua lại, trao đổi thông tin học tập, công việc…
Ví dụ định dạng địa chỉ email: nhuy@gmail.com, abcd@yahoo.com, andywork@businessmail.com
III. Cấu trúc của địa chỉ email
Cấu trúc địa chỉ email bao gồm 3 phần: Tên định dạng, tên email và tên miền.
+ Tên định dạng: Là tên giúp người đọc xác định được ai là người gửi email đến. Hiện nay người ta thường không sử dụng tên định dạng trong email nữa.
+ Tên email: Là tên người dùng tự tạo ra miễn sao khác biệt và duy nhất so với các địa chỉ email khác. Thông thường bạn tạo email theo cấu trúc tên người dùng đi kèm với ký tự đặc biệt, dùng để xác định hộp thư của địa chỉ email đó.
+ Tên miền: Là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử, thường bắt đầu bằng dấu “@” và tiếp đến là tên miền.
Ví dụ: Adam Wilson: adam_wilson@businessmail.com. Trong đó “Adam Wilson” là tên định dạng, “adam_wilson” là tên email còn “businessmail.com” là tên miền.
IV. Email có khác Gmail không?
Email là phương thức chỉ sự trao đổi thư kỹ thuật số giữa người sử dụng các thiết bị điện tử. Còn Gmail là một dịch vụ email được cung cấp bởi Google.
Email là gửi thư kỹ thuật số thông qua mạng truyền thông như Internet. Gmail là dạng client email, cung cấp nhiều tính năng như nhắc nhở email, lọc spam, quét virus và một số tính năng khác.
V. Nội dung cơ bản của Email là gì?
Nội dung cơ bản của email là:
+ To (Đến): Chứa tên địa chỉ email của người nhận thư.
+ From (Từ): Chứa tên địa chỉ email của người gửi thư.
+ Subject (Chủ đề): Chứa vài từ mô tả khái quát nội dung chính của bức thư.
+ CC (Carbon Copy): Cho phép gửi email cho người không phải là người nhận trực tiếp. Đồng thời tất cả người nhận được thư đều nhìn thấy địa chỉ email của nhau (không bắt buộc).
+ BCC (Blind Carbon Copy) tương tự như CC nhưng người nhận hoàn toàn không nhìn thấy địa chỉ email của nhau (không bắt buộc).
+ Nội dung thư: Nơi nhập nội dung bức thư và thêm chữ ký ở cuối thư (nếu có).
VI. Ưu điểm và hạn chế của email
1. Ưu điểm của email
Sự ra đời của email là bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực thông tin liên lạc, đem lại nhiều lợi ích cho người dùng như:
+ Tiết kiệm thời gian: Một lá thư thông thường gửi đi phải mất nhiều ngày hoặc hơn mới có thể đến tay người nhận. Còn với email, người nhận có thể nhận được thư trong vài giây khi có thiết bị kết nối Internet.
+ Tiết kiệm chi phí: Với thư truyền thống, bạn sẽ phải mua tem mới có thể gửi thư. Nhưng gửi bằng email sẽ không tốn bất kỳ khoản phí nào cả. Bạn chỉ cần soạn thảo mail trên máy tính rồi gửi đi.
+ Chứa nhiều dạng thông tin: Nếu như với thư tay chỉ có thể gửi đi thông tin chữ viết thì giờ đây, với email, bạn có thể đính kèm các loại tập tin khác nhau như: video, các tệp âm thanh, hình ảnh…
+ Tính bảo mật cao: Mỗi địa chỉ email luôn có mật khẩu riêng do chính bạn tự đặt. Vậy nên, bạn chỉ có thể đăng nhập vào email khi có mật khẩu chính xác.
2. Hạn chế của email
+ Có thể chứa virus: Nhiều bức thư từ những người bạn không biết gửi đến hoặc khi tải xuống tệp đính kèm có thể chứa virus.
+ Gây hiểu lầm: Vì email không thể hiện được cảm xúc hay lời nói nên người nhận có thể hiểu sai ý của người gửi.
+ Quảng cáo làm phiền: Người dùng hay bị các tin nhắn quảng cáo, spam làm phiền hoặc bị mất các thư quan trọng do thư rác. Bạn nên tìm cách chặn chúng nếu như không muốn bị quấy rầy.
+ Giới hạn lưu trữ: Đa phần các dịch vụ email miễn phí đều giới hạn dung lượng lưu trữ khiến bạn có thể không nhận được thư hoặc buộc phải xóa những thư quan trọng do hộp thư đến bị đầy.
VII. So sánh dịch vụ email trả phí và email miễn phí?
| Email miễn phí | Email trả phí | |
| Chi phí | Miễn phí | Mất phí |
| Đối tượng sử dụng | Cá nhân | Doanh nghiệp |
| Quyền riêng tư | Email bị chèn quảng cáo cùng độ bảo mật thấp. | Email không bị chèn quảng cáo cùng độ bảo mật cao. |
| Kiểm soát spam | Có thể bị vào mục spam nếu gửi mail quá nhiều | Rất ít khi bị rơi vào mục spam dù gửi nhiều. |
| Thống kê | Không hỗ trợ thống kê | Thống kê tỉ lệ danh sách email, mở mail hoặc Email spam,.. |
| Tốc độ gửi | Có số lượng mail gửi đi giới hạn trong ngày với tốc độ gửi chậm | Số lượng mail được gửi trong ngày rất lớn với tốc độ nhanh chóng, tùy thuộc từng gói email mua. |
| Tên miền | Tên miền của chính các nhà cung cấp dịch vụ. | Đuôi email là tên doanh nghiệp tự đặt. |
VIII. Các loại email thông dụng hiện hành
1. Email dùng cho cá nhân
Email cá nhân là tài khoản riêng của mỗi cá nhân có đuôi dạng tên miền của nhà cung cấp dịch vụ, ví dụ: @gmail.com, @yahoo.vn…
Trong kinh doanh, nếu nhân viên dùng email cá nhân để làm việc thì công ty khó có thể quản lý được các dữ liệu, thông tin. Trong trường hợp nếu nhân viên nghỉ việc thì công ty có thể sẽ bị mất hết dữ liệu quan trọng.
2. Email dùng cho doanh nghiệp
Email doanh nghiệp là tài khoản của công ty có đuôi email gắn liền với tên miền doanh nghiệp. Email này được cấp cho từng nhân viên sử dụng để giao tiếp, trao đổi trong công việc như gửi thư cho đối tác, khách hàng,… Nếu nhân viên nghỉ việc thì công ty vẫn có thể thu hồi email để bảo mật các thông tin, dữ liệu.
3. Dịch vụ Email Marketing (Tiếp thị qua email)
Email marketing (Tiếp thị qua email) là công cụ của marketing nhằm tiếp cận, quảng bá dịch vụ hoặc sản phẩm thông qua email. Email marketing khá hiệu quả cho các chiến dịch chăm sóc khách hàng, quảng bá sản phẩm, mang thương hiệu đến gần khách hàng hơn.
3.1 Email marketing như thế nào mới hiệu quả?
Giống các hình thức quảng cáo online khác, email marketing sẽ phát huy hiệu quả tối đa nếu bạn tuân thủ các điều sau:
- Có chiến lược thu thập email tốt: Email bạn thu thập được phải là của khách hàng tự nguyện subscribe để nhận thông tin hoặc thứ gì đó hữu ích từ bạn.
- Sử dụng email marketing ở những ngách phù hợp: Do đặc thù khách hàng thường ít dùng email nên không phải ngách nào cũng nên triển khai email marketing. Họ chỉ dùng nó để đăng ký tài khoản online là chính.
- Có chiến lược phân phối email & làm nội dung tốt: Nội dung email tập trung mang lại giá trị, tạo ấn tượng cho người nhận, tránh sale quá đà. Tốt nhất bạn chỉ nên gửi 2-3 email mỗi tuần là đủ.
3.2 Khi nào email marketing không đạt hiệu quả?
Trong những trường hợp sau, email marketing lại phản tác dụng khiến tỷ lệ unsubcribe/spam/report tăng lên:
- Thu thập email không đúng cách:
Không nên sử dụng tool quét email hay mua các tệp email được bán trên mạng xã hội về để quảng bá sản phẩm dịch vụ. Đây là hành động thiếu chuyên nghiệp, ảnh hưởng tới hình ảnh của bạn và những gì bạn sắp quảng bá.
Tất cả mọi người đều không thích spam. Nếu họ không biết bạn trước đó và không tự nguyện cho bạn email thì họ sẽ cho rằng bạn đang spam hòm thư của họ.
- Phân phối nội dung email không phù hợp
Bạn chỉ nên gửi email ngắn gọn, dễ hiểu, nội dung giới hạn trên màn hình di động, không cần kéo xuống để đọc hết email, có thể đem lại những thứ có giá trị thực sự cho khách hàng. Bởi vì người dùng chỉ đủ kiên nhẫn để xem email trong một vài phút.
IX. Đơn vị cung cấp email miễn phí tốt nhất hiện nay là gì?
Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp email miễn phí khác nhau, trong đó Gmail và Outlook vẫn là 2 cái tên được đánh giá cao và phổ biến nhất.
1. Dịch vụ Gmail
Theo báo cáo thống kê của TechCrunch, tính đến năm 2016 trên thế giới có khoảng hơn 1 tỷ người sử dụng Gmail. Gmail hiện đang là nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất hiện nay, chuyên cung cấp dịch vụ email cho cá nhân (miễn phí) và doanh nghiệp (có trả phí).
Thuộc sở hữu của Google, Gmail có nhiều tiện ích, tính năng nổi bật có thể kể đến như: chuyển tiếp email, xác minh 2 bước, spam filter, tính năng hoàn tác gửi… Ngoài ra, Gmail còn được tích hợp với các công cụ hữu ích của Google như Google Calendar, Google Documents…
2. Dịch vụ Outlook
Theo thống kê tính đến năm 2016, Outlook đã có hơn 400 triệu người dùng trên thế giới. Outlook.com là nhà cung cấp email miễn phí của Microsoft được hỗ trợ nhiều tính năng từ Microsoft như: Undelete, Cultter, phục hồi email… Outlook sử dụng xác minh 2 bước nhằm bảo mật cho tài khoản người dùng.
X. Tìm hiểu một số thuật ngữ hay dùng trong email
1. Bcc, Cc trong email nghĩa là gì?
+ CC: Cho phép gửi email đến người mà không phải là người nhận thư trực tiếp (không bắt buộc)
Ví dụ, bạn có thể gửi email cho A rồi “CC” bản sao sang cho B và C. Vậy nên email này được gửi trực tiếp cho A nhưng B và C cũng sẽ nhận được. Đồng thời họ đều có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau.
+ BCC (Blind Carbon Copy) tương tự như CC (không bắt buộc) nhưng người nhận hoàn toàn giấu mặt.
Người nhận thư theo kiểu BCC vẫn sẽ nhận được email nhưng không thấy được những người cùng nhận bản sao bức thư đó.
2. Mail server là gì?
Mail Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng để gửi cũng như nhận thư trên Internet.
Mail Server đóng vai trò như một bưu cục, là một trung tâm dữ liệu, lưu trữ và truy xuất thông tin trên Internet. Mail của bạn đều phải qua mail server trước khi gửi đến hộp thư của người nhận.
3. Spam mail (email spam) là gì?
Spam mail (Thư rác) là các thư điện tử chứa các loại quảng cáo chất lượng thấp, được gửi một cách liên tục vào địa chỉ thư của bạn.
Có một số spam email chứa nội dung lừa đảo, dụ dỗ người nhận cung cấp thông tin cá nhân như mã số thẻ tín dụng. Hoặc chứa đường link có mã độc gây hại đến máy tính.
4. Subject trong email là gì ?
Subject là tiêu đề hoặc chủ đề của email có chứa vài từ mô tả khái quát nội dung chính của bức thư. Người nhận có thể hiểu đại khái thông tin của thư khi chưa cần đọc toàn bộ nội dung.
5. Resend Email là gì?
Resend Email là thao tác gửi lại email một lần nữa.
Trong quá trình gửi email có thể xảy ra vấn đề đường truyền Internet bị gián đoạn, bị lỗi nên không thể gửi email và cần gửi lại. Cũng có thể do người nhận vô tình xóa hoặc làm thất lạc email của bạn nên họ yêu cầu Resend Email.
6. Push mail là gì?
Push email là phương pháp sử dụng hệ thống tự động chuyển tiếp email đến một thiết bị di động cấu hình sẵn để nhận email, người dùng không cần phải check hộp thư theo cách thủ công như trước nữa.
Thiết bị di động này hoạt động bằng cách giữ kết nối mở với máy chủ. Các máy chủ đồng thời thông báo cho các thiết bị di động ngay lập tức khi email mới đến.
XI. Các từ viết tắt bằng tiếng Anh trong email
1. Btw trong email là gì?
Btw là viết tắt của cụm từ by the way, có nghĩa là tiện thể, nhân tiện và thường dùng ở cuối email để hỏi thêm thông tin.
2. Re trong email là gì?
Re là viết tắt của reply, nghĩa là hồi âm. Dùng để trả lời lại thư người gửi mà không cần soạn email mới.
3. Fyi trong email là gì?
FYI được viết đầy đủ là for your information với nghĩa là “để cho bạn biết rằng”, được dùng ở đầu email khi người gửi muốn gửi cho người nhận những thông tin mà họ đang cần.
4. Fwd trong email là gì?
Fwd là viết tắt của từ forward, có ý nghĩa là chuyển tiếp, là hình thức chuyển các bức thư nhận được từ người khác đến hộp thư thứ 3.
XII. Cách đăng ký và tạo tài khoản email miễn phí
1. Cách đăng ký để tạo tài khoản Gmail (Email)
Bước 1: Truy cập và tạo tài khoản Gmail
Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin cá nhân
Bước 3: Xác minh số điện thoại bằng mã code được gửi về điện thoại
Bước 4: Ấn nút Tôi đồng ý với các điều khoản và quy định
2. Cách đăng ký và tạo tài khoản Outlook
Outlook là hộp thư điện tử thuộc Microsoft đang ngày càng hoàn thiện và phổ biến hiện nay.
Đăng ký Outlook đơn giản bằng các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang Outlook để đăng ký tài khoản
Bước 2: Nhập địa chỉ email muốn tạo theo yêu cầu của Outlook
Bước 3: Tạo mật khẩu và bấm nút “Tiếp theo” để chuyển bước kế tiếp
Bước 4: Điền thông tin cá nhân như Họ, Tên rồi bấm nút “Tiếp theo”
Bước 5: Bổ sung các thông tin còn lại. Sau đó bấm “Tiếp theo”
Bước 6: Gõ ký tự xác minh trên màn hình điện thoại. Bấm nút “Tiếp theo” để hoàn tất
3. Cách đăng ký và tạo tài khoản Yahoo Mail
Yahoo Mail là cái tên lớn, được phát triển rất sớm vào thập kỷ trước và có số lượng người dùng đông đảo. Tuy đã được thu mua nhưng bạn vẫn có thể đăng ký và sử dụng Yahoo bình thường.
4. Cách đăng ký và tạo tài khoản iCloud Mail
iCloud Mail là hộp thư điện tử chỉ dành riêng cho người dùng nhà Apple. Khi bạn tạo một ID Apple thì đồng thời cũng phải tạo một tài khoản iCloud để liên kết với nhau.
XIII. Một vài mẹo sử dụng email hiệu quả
1. Tạo địa chỉ email thật chuyên nghiệp
Tên email giúp họ nhận được sự tin cậy, ấn tượng tốt ngay từ lần đầu người nhận nhìn thấy. Bạn cần đặt tên email thật chuyên nghiệp thì tỷ lệ người nhận sẽ đọc email của bạn càng cao.
Hãy tránh đặt tên email như kiểu cuncon@yahoo.com, pegauxinh@gmail.com, changtraichungtinh@gmail.com…
2. Đặt tiêu đề rõ ràng, súc tích, dễ hiểu
Bạn nên đặt tiêu đề cho email của mình thay vì để trống chúng, vì các email không có tiêu đề thường dễ bị người nhận bỏ qua. Bạn cần khái quát nội dung chính của thư thật ngắn gọn, súc tích, tránh lan man dài dòng, không đi vào trọng tâm hay lạc đề.
3. Đọc và chỉnh sửa email kỹ trước khi gửi
Bạn nên tập thói quen đọc lại toàn bộ email trước khi gửi đi để tránh sai sót. Tuy khá mất thời gian nhưng sẽ giúp bạn điều chỉnh lại các câu văn, đoạn văn dài dòng, sửa lỗi chính tả; kiểm tra tên người nhận, file đính kèm có đúng không…
4. Lời chào chuyên nghiệp
Bạn cần tránh những email chứa lời chào thiếu chuyên nghiệp như: chào người anh em, hi u, hello em…
Chúng ta cần những lời chào lịch sự phù hợp với từng đối tượng khác nhau như đối tác, bạn bè, khách hàng và thầy cô,.. Ví dụ: Kính gửi, Thân gửi...
5. Cẩn thận với các file đính kèm và các link tải, đường dẫn lạ
Cần tránh việc mở các file đính kèm chưa được xác định là gì trên thư điện tử, nếu không thì nguy cơ thiết bị nhiễm virus rất cao.
Bạn nên cẩn trọng những email liên quan đến dịch vụ thanh toán online hay ngân hàng vì hiện nay có nhiều đối tượng lừa đảo qua email. Tuy điều này có tốn chút thời gian nhưng sẽ giúp bạn an toàn về sau.
Trên đây Hinode đã cung cấp những kiến thức liên quan đến email là gì. Nếu bạn có nhu cầu đăng ký email chuyên nghiệp có thể tham khảo các cách trong bài viết vừa rồi.
>>>Xem thêm: Chu pa pi nha nhố nghĩa là gì và được sử dụng vào lúc nào?