Thuật ngữ KPI khá phổ biến hiện nay, đặc biệt là tại các công ty, doanh nghiệp. Vậy KPI là gì? KPI mang lại giá trị gì cho người dùng? Đâu là phương pháp xây dựng chiến lược đánh giá KPI hiệu quả? Cùng tham khảo ngay bài viết sau để hiểu một cách rõ ràng và chi tiết nhất.
Nội dung bài viết
I. KPI là gì?
KPI – viết tắt của từ Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá, là công cụ đo lường hiệu quả công việc. KPI được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ và chỉ tiêu định lượng nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận của công ty hay doanh nghiệp. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan nhất.
KPI là công cụ hiện đại giúp các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể. KPI được ứng dụng cho rất nhiều lĩnh vực:
- Về nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực, an toàn lao động, giờ làm việc, đánh giá công việc, hoạt động cải tiến, lòng trung thành…
- Về tài chính: lương, lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận sau thuế…
- Về sản xuất chất lượng
- Về quảng cáo: hiệu suất marketing, chỉ số truyền thông…
Do đó, KPI được áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm hay cá nhân. Nói cách khác, KPI là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.
Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc cho từng vị trí công tác. KPI là cơ sở để đánh giá thành tích của phòng ban, nhân viên để đưa ra những chính sách thưởng phạt phù hợp.
KPI cho thấy hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức cũng như để đánh giá xem người thực thi công việc đó có hoàn thành mục tiêu hay không.
KOL là gì? Định hướng con đường trở thành KOL nhanh nhất?
II. Phân loại KPI
1. KPI gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược
Các mục tiêu mang tính chiến lược thường là net profit, tiền, market share… Chúng có tác động trực tiếp đến hoạt động của công ty, mang tính chất sống còn.
Ví dụ: KPI chiến lược là phải đạt doanh số 15 tỷ tháng và mỗi năm 180 tỷ, không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng, các nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Sales và Marketing bị cho thôi việc.
Email là gì? Cách tạo email miễn phí và chuyên nghiệp nhất
2. KPI gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật
Chiến thuật là cách áp dụng phương pháp thực hiện nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược.
Ví dụ: KPI mỗi tháng phải kéo được 60,000 traffic cho website. Tuy nhiên dù lượng traffic có đạt chỉ tiêu thì điều này cũng không chắc chắn rằng công ty vẫn đạt đủ doanh số. Nhưng các KPI là một chỉ số mang tính hệ thống & phát triển tính hiệu quả của chiến thuật đó.
Ví dụ: Traffic tăng lên —> Nhiều người biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp —> Tăng khả năng chốt sales —> Tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
III. Vai trò của KPI
1. Đối với doanh nghiệp
- Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch và chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật hợp lý
- Nâng cao chất lượng quy trình nghiệm thu thực hiện công việc
- Đảm bảo những mục tiêu, kế hoạch có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng
2. Đối với nhân viên
- Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đã đề ra
- Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện kế hoạch
- Phát hiện ra khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để kịp thời cải thiện
IV. Tại sao doanh nghiệp thường không đạt được KPI?
Dù đã hiểu rõ về KPI nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được KPI đề ra. Liệu doanh nghiệp của bạn có mắc phải 1 trong số lý do sau đây?
- Các mục tiêu thiết lập không rõ ràng, không phù hợp và không đủ SMART
- Truyền thông về KPI không đủ rộng rãi. Triển khai KPI nhưng không nhận được sự chấp thuận của nhân viên, gây ra hệ luỵ xấu cho cả hệ thống
- Hệ thống mục tiêu KPI quá xa vời, ngoài tầm với của doanh nghiệp
- Thiếu người quản lý có năng lực để theo dõi, giám sát và đưa ra những cảnh báo kịp thời khi triển khai hệ thống KPI
- Quy trình xây dựng KPI rườm rà nhưng không tập trung vào hệ thống mục tiêu chung
- Năng lực thực tế của đội ngũ nhân viên không đủ để đạt được KPI đã đề ra
V. Quy trình xây dựng hệ thống phương pháp KPI hiệu quả
1. Xác định bộ phận/người hoạch định KPIs
Có 2 phương pháp chính:
– Các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp hoạch định hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó. Theo đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò chỉ dẫn, hỗ trợ về mặt phương pháp để đảm bảo KPIs tuân thủ đúng các nguyên tắc trên.
Với phương pháp này, người xây dựng KPIs thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban, người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ của từng vị trí chức danh trong bộ phận. Bộ phận/Phòng/Ban lớn chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới.
- Ưu điểm: các chỉ số KPIs có tính khả thi cao và thể hiện rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận
- Nhược điểm: mục tiêu được đặt ra thường có tình trạng thiếu khách quan hoặc đặt mục tiêu quá cao
– Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra các chỉ số KPIs cụ thể cho phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo tính khách quan, khoa học. Tuy nhiên, chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi đã xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
2. Xác định các chỉ số KPIs
KPI của bộ phận chủ yếu dựa vào chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đó như thế nào. Người xây dựng KPI sẽ đặt ra chỉ số chung theo đặc trưng của từng bộ phận và đây là cơ sở để đưa ra KPI cho mỗi vị trí chức danh.
KPI cho từng vị trí chức danh: việc xây dựng KPI cho người lao động sẽ căn cứ vào mô tả công việc của họ. Đồng thời các chỉ số KPI cũng cần đảm bảo tiêu chí liên quan đến SMART, cần nguồn thu thập thông tin doanh nghiệp đang áp dụng một cách rõ ràng. Ngoài ra, các kỳ đánh giá cần thực hiện theo tháng, quý hoặc năm.
Sau khi đã thống nhất KPI với phần mục tiêu của phòng ban, doanh nghiệp, bước tiếp theo, bạn cần ứng dụng tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc:
Deadline là gì? Phương pháp chạy deadline hiệu quả nhất?
S – Specific: Mục tiêu cụ thể.
Từng thông số của chỉ số phải được tách rõ ràng: tên chỉ số, công thức tính, trọng số, đơn vị tính, số kế hoạch và số thực hiện.
- Tên chỉ số: ngắn gọn nhưng cần phản ánh được bản chất của chỉ số
- Công thức tính: Trình bày ngắn gọn, từ các tham số đã thống nhất như doanh thu, sản lượng…
- Tổng trọng số: phải bằng 100%
- Số kế hoạch: là con số hoặc mốc thời gian, thể hiện mục tiêu rõ ràng
- Số thực hiện: là con số phản ánh kết quả thực hiện mục tiêu.
M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
- KPI phải có khả năng đo lường. Lý tưởng nhất là từ các phần mềm quản lý sẵn có như: CRM, ERP hay Quản lý sản xuất… Nếu không, phải chỉ rõ nguồn dữ liệu. Nếu chỉ số chưa có phương thức đo lường trước đó, cần thiết phải bổ sung.
A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
- Chỉ số phải đảm bảo nằm trong khả năng thực hiện của công ty hay bộ phận, mặc dù nên đặt mục tiêu thách thức hơn mức thông thường
R – Relevant: Mục tiêu thực tế
- Tính đến các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu
T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
- KPI phải có mốc thời gian cụ thể, thường theo tháng, quý, năm, hoặc một mốc cụ thể trong năm
Lưu ý: Các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPIs sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động của nhân viên và KPIs chung của phòng ban. Ngay cả những vai trò không đóng góp nhiều cho sự phát triển tài chính doanh nghiệp nhưng cũng cần có KPI phù hợp với tầm nhìn chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.
3. Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
Sau khi đã xác định KPI cho phòng ban và từng vị trí công việc, đã đến lúc áp dụng nó vào việc quản trị nhân sự và năng suất. Vì các KPI đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên chắc chắn đã có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. Nhìn chung, KPI đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:
- Nhóm A: tốn nhiều thời gian, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung
- Nhóm B: tốn ít thời gian, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc tốn nhiều thời gian, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung
- Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung
Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, ví dụ như: A: 50%; B: 30% và C: 20%.
Để đánh giá mức độ hoàn thành của nhân viên A cần dựa vào bộ 3 KPI bao gồm cả A, B và C.
4. Mối liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng
Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng các chỉ tiêu KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.
Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các lãnh đạo trong doanh nghiệp, quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPIs hoặc do chính nhân viên tự thống nhất với nhau.
5. Điều chỉnh và tối ưu KPI
KPI có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian.
Ban đầu, hãy xem xét các KPI vừa được lập để đảm bảo rằng các chỉ tiêu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ theo trật tự nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó ít nhất một năm.
VI. Một số điều cần lưu ý với KPI
Trước khi xây dựng KPI, doanh nghiệp cần tạo một số thuật ngữ chuẩn của chỉ tiêu. Chỉ khi đó, người thực hiện mới hiểu rõ ý nghĩa của từng chỉ tiêu KPI. Tên chỉ tiêu và chỉ số đo thường có một ngầm định so sánh (benchmark) với một mốc nào đó, có thể là trung bình ngành, tăng trưởng hàng năm…
Chỉ số KPI thường được xem xét và đánh giá ở cấp độ điều hành. Do đó, không nên theo dõi mọi chỉ số hiệu suất ở nhiều hơn một nơi.
Ví dụ: ở cấp độ chiến lược, doanh nghiệp chỉ nên theo dõi và đo lường các chỉ số KPI có tác động lớn nhất đến công ty.
Trên đây là những chia sẻ về KPI và cách thức xây dựng phương pháp quản lý KPI hiệu quả. Hinode hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn trong việc quản trị và định hướng doanh nghiệp của mình.
>>>Xem thêm: Sinh năm 1972 mệnh gì? Tuổi Nhâm Tý hợp màu gì nhất năm 2022?
